Requisitos del fichero
- Formato PDF, con un tamaño que no supere los 5 MB.
- Generación nativa digital. El fichero nace de datos estructurados. Ni escaneos, ni fotografías, ni imágenes digitalizadas de un papel.
- Código QR incorporado en el propio PDF, que es lo que leerá el agente en un control de carretera.
- URL única y segura asociada a ese QR, servida por HTTPS, que permita descargar el documento.
- Metadatos de creación y de modificación, que acrediten cuándo se generó y si se ha cambiado después.
Requisitos de la aplicación
El programa que uses debe ser capaz de:
- Incorporar todos los datos exigidos por la normativa para el documento de control.
- Identificar con claridad al cargador contractual y al transportista efectivo.
- Generar el fichero antes del inicio del servicio.
- Mantener un repositorio del que se pueda descargar el documento durante el transporte.
- Registrar las actualizaciones posteriores sin destruir la información anterior.
Qué pasa si algo cambia a mitad de ruta
Un cambio de vehículo, de semirremolque o de destino no invalida el servicio, pero obliga a reflejarlo. Hay dos formas válidas de hacerlo:
- Actualizar el documento existente, añadiendo los datos nuevos y el motivo del cambio, y marcando los anteriores como no vigentes. En ese caso la URL y el QR siguen siendo los mismos.
- Generar un documento nuevo, con su propia URL y su propio QR, conservando el original por trazabilidad.
En los dos casos, el conductor debe recibir el documento actualizado. Enseñar en un control una versión que ya no es la vigente es un incumplimiento.
Certificación: la confusión más extendida
No hay que certificar la aplicación que emite el DeCA, ni darla de alta en ningún registro. La obligación de certificación afecta a las plataformas eFTI, que son otra cosa: el marco europeo de intercambio de información de transporte de mercancías, con su propio calendario. Si un proveedor te vende su producto diciendo que está "certificado para el DeCA", desconfía.
Conservación
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar su copia durante el plazo que fija la normativa. Es habitual que la descarga pública mediante QR se cierre pasado un tiempo desde el fin del servicio, pero eso no exime de conservar el documento: debe poder recuperarse ante un requerimiento posterior.
Cómo lo resuelve NSEIS
NSEIS genera el PDF nativo con su QR y su URL HTTPS en el momento de emitir, sella la fecha y la hora, guarda cada versión con su autor y su motivo, y mantiene el archivo accesible y exportable. El conductor recibe el enlace en el móvil y puede descargarlo por si entra en zona sin cobertura.